Trong một doanh nghiệp, số lượng máy tính, laptop, máy in, thiết bị mạng, máy chấm công, điện thoại, máy móc văn phòng và các loại tài sản khác có thể lên đến hàng trăm hoặc hàng nghìn thiết bị.
Nếu vẫn quản lý bằng Excel, sổ sách hoặc những file riêng lẻ, việc trả lời những câu hỏi tưởng như rất đơn giản lại trở nên khá mất thời gian:
Đó chính là lý do phần mềm quản lý thiết bị tài sản QLTB PRO được xây dựng theo hướng quản lý tập trung toàn bộ vòng đời thiết bị, từ nhập kho → cấp phát → sử dụng → điều chuyển → bảo trì/sửa chữa → kiểm kê → thu hồi → thanh lý → báo cáo.
QLTB PRO – Quản lý Thiết bị là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung thiết bị và tài sản công nghệ, tài sản văn phòng và các loại tài sản có quá trình cấp phát, sử dụng, bảo trì.
Thay vì lưu thông tin ở nhiều file Excel khác nhau, dữ liệu được tập trung trong một hệ thống để bộ phận IT, hành chính, quản lý tài sản hoặc ban lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi.
Phần mềm được thiết kế với giao diện trực quan, các chức năng được chia thành từng nhóm rõ ràng:
Dashboard → Thiết bị → Người dùng → Kho → Quản lý cấp phát → Bảo trì & Sửa chữa → Kiểm kê → Báo cáo → Hệ thống
Cách tổ chức này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát toàn bộ vòng đời của một thiết bị.
Dashboard là nơi giúp người quản trị nhanh chóng nhìn thấy tình trạng tổng thể của hệ thống thiết bị.
Thay vì phải mở từng danh sách để kiểm tra, người quản trị có thể theo dõi các chỉ số quan trọng ngay trên màn hình tổng quan.
Một số thông tin có thể theo dõi gồm:
Đây là một trong những điểm quan trọng đối với bộ phận IT hoặc quản lý tài sản.
Ví dụ, chỉ cần nhìn Dashboard, người phụ trách có thể nhanh chóng phát hiện doanh nghiệp đang có nhiều thiết bị cần bảo trì hoặc có những thiết bị sắp hết hạn bảo hành để chủ động xử lý.
Menu Thiết bị là trung tâm quản lý toàn bộ tài sản.
Mỗi thiết bị có thể được quản lý với những thông tin quan trọng như:
Điểm đáng chú ý là hệ thống hỗ trợ tìm kiếm và lọc thiết bị theo nhiều tiêu chí.
Người quản trị có thể tìm theo mã tài sản, model, serial, phòng ban, vị trí hoặc người sử dụng.
Ngoài ra còn có các bộ lọc như:
Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có số lượng thiết bị lớn.
Đối với doanh nghiệp có nhiều máy tính, laptop, máy trạm, việc quản lý cấu hình cũng rất quan trọng.
QLTB PRO có chức năng xuất PDF cấu hình máy tính, giúp lưu lại thông tin cấu hình và phục vụ quá trình bàn giao, kiểm kê hoặc hỗ trợ IT.
Đây là cơ sở để xây dựng hồ sơ thiết bị đầy đủ thay vì chỉ lưu một mã tài sản đơn giản.
Một vấn đề thường gặp trong quản lý tài sản là:
"Thiết bị này hiện đang nằm ở đâu và ai đang sử dụng?"
QLTB PRO giải quyết vấn đề này thông qua module Người dùng.
Thông tin người dùng có thể được quản lý gồm:
Việc liên kết Người dùng ↔ Phòng ban ↔ Vị trí ↔ Thiết bị giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định trách nhiệm sử dụng tài sản.
Ví dụ:
Nguyễn Văn A → Phòng IT → Nhân viên IT → Laptop Dell → Mã tài sản IT-LT-001
Khi nhân viên nghỉ việc, chuyển phòng ban hoặc thay đổi thiết bị, bộ phận quản lý có thể kiểm tra và cập nhật lại thông tin.
Không phải thiết bị nào nhập về cũng được cấp phát ngay.
Một số thiết bị có thể đang:
QLTB PRO có module Kho để quản lý quá trình nhập kho và xuất kho.
Doanh nghiệp có thể ghi nhận:
Đối với thiết bị, hệ thống cho phép nhập những thông tin như:
Sau khi nhập, thiết bị có thể được quản lý trong kho trước khi thực hiện cấp phát cho phòng ban hoặc nhân viên.
Một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất của quản lý tài sản là bàn giao thiết bị.
Khi nhân viên nhận laptop, máy tính, màn hình, điện thoại hoặc thiết bị khác, doanh nghiệp cần có lịch sử rõ ràng.
QLTB PRO hỗ trợ quản lý:
Thiết bị → Người nhận → Phòng ban → Vị trí → Ngày cấp phát
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát thiết bị đang được giao cho ai.
Việc này cũng giúp hạn chế tình trạng:
Trong thực tế, thiết bị không chỉ được cấp phát một lần.
Nhân viên có thể chuyển phòng ban, chuyển vị trí hoặc đổi máy.
Khi đó, hệ thống cần lưu lại lịch sử thay đổi.
QLTB PRO có chức năng Thu hồi và Điều chuyển, đồng thời lưu lịch sử cấp phát/điều chuyển.
Ví dụ:
Laptop Dell → Nguyễn Văn A → Phòng Kinh doanh
Sau một thời gian:
Thu hồi từ Nguyễn Văn A → Phòng IT
Sau đó:
Điều chuyển → Nguyễn Văn B → Phòng Kế toán
Lịch sử này giúp doanh nghiệp biết được thiết bị đã từng thuộc về ai, ở đâu và được điều chuyển như thế nào.
Thiết bị doanh nghiệp không thể chỉ quản lý đến lúc cấp phát.
Trong quá trình sử dụng, máy móc có thể phát sinh:
QLTB PRO có module riêng dành cho Bảo trì & Sửa chữa.
Người quản trị có thể tạo phiếu bảo trì/sửa chữa với các thông tin như:
Các phiếu có thể được theo dõi theo trạng thái:
Tất cả → Đang xử lý → Hoàn thành → Đã hủy
Điều này giúp bộ phận IT không bị bỏ sót các thiết bị đang chờ sửa.
Chi phí sửa chữa là một dữ liệu rất quan trọng nhưng thường bị bỏ quên khi doanh nghiệp quản lý bằng Excel.
Với QLTB PRO, chi phí sửa chữa có thể được gắn trực tiếp với phiếu bảo trì/sửa chữa.
Sau một thời gian, doanh nghiệp có thể biết:
Đây là dữ liệu rất hữu ích khi đưa ra quyết định đầu tư tài sản mới.
Kiểm kê là một nghiệp vụ quan trọng trong quản lý tài sản doanh nghiệp.
QLTB PRO xây dựng module Kiểm kê thiết bị, cho phép doanh nghiệp tạo từng đợt kiểm kê theo phạm vi.
Thông tin quản lý có thể bao gồm:
Đặc biệt, hệ thống định hướng kiểm kê thông qua mã QR của thiết bị.
Thay vì phải tìm thủ công từng dòng trong Excel, nhân viên kiểm kê có thể sử dụng mã QR để đối chiếu thiết bị thực tế với dữ liệu trên hệ thống.
Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp có thể xác định các trường hợp:
Đây là một bước quan trọng để nâng cao độ chính xác của công tác kiểm kê.
Dữ liệu tài sản chỉ thực sự có giá trị khi có thể chuyển thành báo cáo.
QLTB PRO có module Báo cáo để thống kê số lượng thiết bị theo phòng ban, vị trí và các nhóm dữ liệu liên quan.
Ví dụ doanh nghiệp có thể theo dõi:
| Phòng/Ban | Số lượng thiết bị |
|---|---|
| Kho | 15 |
| Kế toán | 12 |
| Nhân sự | 8 |
| IT | 25 |
| Kinh doanh | 30 |
Từ đó, người quản lý có thể nhanh chóng nắm được tình hình phân bổ tài sản giữa các phòng ban.
Hệ thống cũng hỗ trợ xuất báo cáo PDF, thuận tiện cho việc lưu trữ, gửi cấp trên hoặc phục vụ kiểm tra nội bộ.
Một doanh nghiệp có thể có rất nhiều loại tài sản.
Ví dụ:
QLTB PRO cho phép xây dựng hệ thống Nhóm & Loại thiết bị, giúp dữ liệu được tổ chức khoa học hơn.
Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể thống kê thiết bị theo từng nhóm thay vì quản lý một danh sách hàng nghìn dòng thiếu cấu trúc.
Một doanh nghiệp có nhiều chi nhánh sẽ càng cần hệ thống phân cấp dữ liệu rõ ràng.
QLTB PRO hỗ trợ quản lý:
Chi nhánh → Phòng/Ban → Vị trí
Ví dụ:
Chi nhánh TP.HCM
→ Phòng Kế toán
→ Phòng Nhân sự
→ Phòng IT
→ Phòng Kinh doanh
Mỗi thiết bị và người dùng có thể được liên kết với đơn vị tương ứng.
Điều này giúp việc lọc dữ liệu và lập báo cáo trở nên thuận tiện hơn.
Thông tin nhà cung cấp cũng được đưa vào hệ thống.
Doanh nghiệp có thể quản lý danh sách nhà cung cấp và liên kết nhà cung cấp với thiết bị đã nhập.
Điều này rất hữu ích khi cần:
Thiết bị mới mua thường có thời hạn bảo hành.
Nếu quản lý thủ công, doanh nghiệp rất dễ bỏ quên thời điểm bảo hành kết thúc.
QLTB PRO đưa thông tin bảo hành vào hồ sơ thiết bị và Dashboard có thể cảnh báo các thiết bị sắp hết hạn bảo hành.
Điều này giúp doanh nghiệp chủ động:
Điểm mạnh của một phần mềm quản lý thiết bị chuyên nghiệp không nằm ở việc chỉ lưu danh sách thiết bị.
Quan trọng hơn là phải quản lý được vòng đời của tài sản.
QLTB PRO có thể được tổ chức theo quy trình:
Nhập kho
↓
Tạo hồ sơ thiết bị
↓
Cấp phát
↓
Sử dụng
↓
Điều chuyển
↓
Bảo trì / sửa chữa
↓
Kiểm kê
↓
Thu hồi
↓
Chờ thanh lý
↓
Thanh lý
Như vậy, doanh nghiệp có thể xây dựng được lịch sử tương đối đầy đủ cho từng tài sản.
Đối với doanh nghiệp, dữ liệu tài sản không nên để tất cả người dùng đều có quyền chỉnh sửa.
QLTB PRO có khu vực Tài khoản đăng nhập – Phân quyền – Nhật ký – Cài đặt, tạo nền tảng để quản lý quyền truy cập và hoạt động của người dùng.
Có thể phân quyền theo nghiệp vụ, chẳng hạn:
Quản trị viên
Có quyền quản lý toàn hệ thống.
IT
Quản lý thiết bị, người dùng, cấp phát, bảo trì và kiểm kê.
Hành chính
Quản lý tài sản, kho, cấp phát và hồ sơ bàn giao.
Quản lý
Chủ yếu xem Dashboard và báo cáo.
Việc phân quyền phù hợp giúp giảm nguy cơ người dùng thay đổi nhầm dữ liệu quan trọng.
Dữ liệu tài sản của doanh nghiệp rất quan trọng.
Vì vậy, ngoài chức năng quản lý, hệ thống còn có khu vực Nhật ký và Sao lưu & Khôi phục dữ liệu.
Hệ thống cho phép thực hiện việc:
Đây là những chức năng cần thiết nếu doanh nghiệp muốn sử dụng phần mềm lâu dài và hạn chế rủi ro mất dữ liệu.
QLTB PRO đặc biệt phù hợp với các đơn vị có nhiều thiết bị cần quản lý tập trung như:
Ngay cả doanh nghiệp nhỏ cũng có thể sử dụng nếu muốn xây dựng quy trình quản lý tài sản bài bản ngay từ đầu.
Excel vẫn là công cụ hữu ích, nhưng khi số lượng tài sản tăng lên, việc quản lý bằng nhiều file Excel sẽ bắt đầu xuất hiện những vấn đề.
Điểm quan trọng nhất là doanh nghiệp có thể chuyển từ cách quản lý "ghi nhận tài sản" sang "quản lý toàn bộ vòng đời tài sản".
Hãy thử hình dung một công ty có 300 máy tính và thiết bị.
Khi một nhân viên nghỉ việc, IT cần biết:
Nhân viên nào → đang giữ máy nào → mã tài sản gì → serial bao nhiêu → tình trạng ra sao → đã cấp ngày nào.
Nếu dữ liệu nằm trong nhiều file Excel, việc kiểm tra có thể mất khá nhiều thời gian.
Với hệ thống quản lý tập trung, chỉ cần tìm tên người dùng hoặc mã tài sản là có thể truy xuất hồ sơ liên quan.
Tương tự, khi một chiếc laptop bị lỗi, IT có thể xem:
Thiết bị → Người sử dụng → Lịch sử sửa chữa → Chi phí → Bảo hành
Từ đó việc xử lý trở nên rõ ràng và có cơ sở hơn.
Một hệ thống quản lý thiết bị doanh nghiệp không nên chỉ có chức năng "thêm thiết bị".
Một quy trình hoàn chỉnh nên bao gồm:
1. Quản lý danh mục
Nhóm thiết bị, loại thiết bị, phòng ban, vị trí, nhà cung cấp.
2. Quản lý tài sản
Mã tài sản, model, serial, giá trị, ngày nhập, bảo hành.
3. Quản lý người dùng
Nhân viên, phòng ban, vị trí, thiết bị đang sử dụng.
4. Quản lý kho
Nhập kho, xuất kho, tồn kho.
5. Quản lý cấp phát
Bàn giao, thu hồi, điều chuyển.
6. Quản lý bảo trì
Lịch bảo trì, sửa chữa, chi phí, trạng thái.
7. Kiểm kê
Tạo đợt kiểm kê, đối chiếu thực tế, QR Code, xử lý chênh lệch.
8. Báo cáo
Thống kê tài sản, phòng ban, tình trạng và giá trị.
9. Quản trị
Tài khoản, phân quyền, nhật ký, sao lưu.
Đây cũng chính là hướng mà QLTB PRO đang được xây dựng.
Nếu doanh nghiệp đang có từ vài chục đến hàng trăm thiết bị trở lên, việc xây dựng một hệ thống quản lý tập trung là điều rất đáng cân nhắc.
Đặc biệt khi doanh nghiệp thường xuyên xảy ra các tình huống như:
"Không biết máy này của ai."
"Không nhớ đã bàn giao thiết bị cho nhân viên nào."
"Máy này sửa mấy lần rồi?"
"Thiết bị này còn bảo hành không?"
"Tại sao số liệu Excel và thực tế không giống nhau?"
"Nhân viên nghỉ rồi nhưng chưa thu hồi được tài sản."
"Cuối năm kiểm kê rất mất thời gian."
Một hệ thống như QLTB PRO được xây dựng để giải quyết chính những vấn đề đó.
Thay vì để thông tin tài sản nằm rải rác trong Excel, email, giấy bàn giao và các file cá nhân, doanh nghiệp có thể tập trung dữ liệu vào một hệ thống duy nhất.
Một thiết bị – một hồ sơ – một lịch sử – một nơi quản lý.
Đó là nền tảng để bộ phận IT, hành chính và quản lý tài sản làm việc chủ động hơn, giảm sai sót và kiểm soát tài sản tốt hơn.
*@ 
.jpg "Hướng dẫn sửa lỗi")